Намалювати структуру підприємства онлайн. Організаційна структура підприємства: види та схеми. Приклад заповнення форми "Опис організаційної структури"

Організаційна схема проекту досить типова: у верхньому прямокутнику вказується прізвище «найбільшого начальника» і далі вниз - рівня відділів. У разі організаційної схеми проекту у цьому прямокутнику вказується прізвище опікуна проекту, далі йдуть керівник проекту, безпосередні виконавці проекту тощо. Організаційна схема проекту для нас важлива тому, що вона дозволяє відобразити рівні владних повноважень осіб, які беруть участь у реалізації проекту, а також висхідні шляхи вирішення проблем, що виникають під час його виконання.

Організаційна схема проекту буває особливо корисною при виконанні середніх і великих проектів, коли керівник має кілька заступників, які відповідають за реалізацію підпроектів або окремих кінцевих результатів і підпорядковуються старшому керівнику проекту. На рис. 1 показаний приклад організаційної схеми проекту. Організаційні діаграми можна використовувати не тільки для визначення відповідальності в проекті, але і для графічного зображення процесу, наприклад так можна скласти графік для працевлаштування та роботи в Австрії.

Організаційні схеми проектів зручно створювати у програмі Excel. На стрічці цієї програми активізуйте вкладку Insert(Вставка) та в розділі Illustrations(Ілюстрації) клацніть на кнопці Smart Art. На екрані з'явиться вікно Choose a Smart Art Graphic(Вибір малюнка SmartArt), показане на рис. 2.

Зі списку в крайній зліва області цього діалогового вікна виберіть елемент Hierarchy(Ієрархія), клацніть на значку Organizational Chart 1(Організаційна діаграма), розташованому у верхньому лівому кутку центральної частини вікна, а потім на кнопці ОК. На екрані з'явиться незаповнена організаційна діаграма (рис. 3).

Панель Type text here(Введіть текст) (див. мал. 3) призначений для заповнення текстовими фрагментами графічних елементів організаційної діаграми. Клацніть на певному елементі діаграми, а потім введіть текст, який має відображатися на цьому елементі. Натисніть клавішу Enterщоб створити новий графічний елемент схеми (при цьому ви залишитеся на тому ж рівні організаційної схеми, на якому працювали до натискання клавіші Enter). Для створення нового графічного елемента організаційної схеми, розташованого на рівень нижче від виділеного на даний момент, натисніть клавішу Enter, а потім - Таb. (Натискання клавіш Ctrl+Tabдозволяє повернутися на один рівень вгору.) Остаточний варіант організаційної схеми нашого проекту було показано раніше (див. рис. 1).

Для того, щоб змінити розташування будь-якого елемента, просто перетягніть його в іншу частину організаційної схеми. Програмний засіб SmartArt автоматично відстежує зв'язок між елементами організаційної схеми. Якщо вам потрібно змінити розмір будь-якого графічного елемента, скористайтесь маркерами, які розташовані на його периметрі. Над виділеним графічним елементом організаційної схеми розташовано круглий маркер зеленого кольору. Натисніть на ньому, а потім перетягніть вказівник миші, щоб повернути графічний елемент. Для виділення кількох графічних елементів організаційної схеми клацніть на них мишею, утримуючи клавішу Ctrl. Завершивши побудову організаційної схеми, приховайте її ліву панель Type text here(Введіть текст). Зрештою, зверніть увагу на мітки-маніпулятори, розташовані по периметру вікна самої організаційної схеми. Використовуючи ці мітки-маніпулятори, можна переміщати організаційну схему або змінювати її розміри.

Щоб користуватися організаційними схемами в Office 2007/2010/2013, спочатку необхідно переконатися, що у вас встановлено програмне доповнення (Надбудова організаційних діаграм для програм Microsoft Office). За замовчуванням цей додаток не встановлюється. Закрийте всі програми Office (включно з Outlook). Відчиніть вікно Control Panel(Панель управління), а потім двічі клацніть на значку Add or Remove Programs(Встановлення та видалення програм), щоб відкрити однойменне діалогове вікно. У списку встановлених програм знайдіть елемент Microsoft Office Professional, виділіть його та клацніть на кнопці Change(Змінити). На екрані з'явиться діалогове вікно Change Your Installation of Microsoft Office(Професійний Microsoft Office). Встановіть перемикач Add or Remove Features(Додати або видалити компоненти), а потім клацніть на кнопці Continue(Продовжити).

Щоб знайти додаток Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, клацніть на знак «плюс» поруч із елементом Microsoft Office PowerPoint. (Багато років це програмне доповнення асоціювалося виключно з PowerPoint, хоча воно може використовуватися і для інших програм Microsoft Office.) Клацніть на інтерфейсному елементі, який розташований ліворуч від цікавого для вас компонента, і в меню виберіть команду Run from My Computer(Запускати з мого комп'ютера). Натисніть на кнопку Continue(Продовжити).

Ролі та обов'язки виконавців нашого проекту задокументовані та надіслані па Microsoft Office Sharepoint Server. Як ви могли б мотивувати цей новостворений колектив виконавців? На це питання ми намагатимемося відповісти у наступній статті.

Я часто чую порівняння надійного бізнесу зі швейцарським годинником. Вони міцні, стабільні є атрибутом статусу. Але головне часто криється в дрібницях, яких ми не помічаємо. Годинник надійний через механізм функціонування, через систему, яка визначає рух кожної стрілки. Як і швейцарський годинник, бізнес не повинен вимагати вашої постійної уваги. Кожен підприємець мріє про те, щоб лише зрідка поглядати на свій бізнес та перевіряти, чи все йде за планом. Якщо компанія не вимагає постійної уваги власника, то цінність та вартість такого активу зростають у рази.

Тут ми розповімо про головний інструмент менеджменту, який є основою віддаленої та автоматизованої системи управління компанією. Це оргсхема.

Організуюча схема або коротко оргсхема - це схема, що показує посади, обов'язки, послідовність дій та повноважень в організації. Вона регламентує організаційну структуру підприємства. Перевага оргсхеми у її матеріальності. Це насамперед бізнес-документ, в якому прописаний продукт компанії та провідний до нього основний бізнес-процес. Оргсхема містить у собі функціонал підрозділів підприємства як списку посад у кожному підрозділі зі своїми ключовими обов'язками.

«Продукти» кожного відділу чітко сформульовані та позначені на оргсхемі. З них складається продукт усієї компанії. Продукт – це результат діяльностітому продуктом може бути і надана послуга. Це стосується всіх компаній. Продукт, який виробляється торговою компанією, - це, по суті, логістика. Продукт юридичних консультацій – послуга, корисні рекомендації. Продукт має будь-яку діяльність, саме за продукт клієнт нам платить гроші. Його мало цікавить процес, його цікавить результат.

"Організуюча" - тому що описує всі функції, які повинні виконуватися в компанії для успішної діяльності. Завдяки організуючій схемі стає зрозуміло, хто які функції відповідає і хто кому підпорядковується. Не має значення, який розмір компанії, керівництву необхідно розуміти, які функції повинні виконуватися, щоб бізнес-процес давав очікуваний результат. Організованість можлива лише тоді, коли кожен співробітник розуміє свої функції та знає функції інших, щоб можна було з ними взаємодіяти.

Автором цього інструменту управління – оргсхеми – є американський письменник та філософ Л. Рон Хаббард, який був ще й видатним менеджером. Він розробив систему управління організацією - Hubbard Management System. На наш погляд, це оптимальна система для малого та середнього бізнесу. Компанія «Висоцький Консалтинг» допомагає власникам бізнесу виводити свої компанії на новий рівень розвитку та ефективності за допомогою цієї системи. Як ми робимо це, я докладно описав у своїй книзі «Моя компанія працює без мене».

Організаційна структура на оргсхемі

Структура компанії – це форма, за якою здійснюється діяльність. Якщо уявити функціонал як потоку води, саме організаційна структура визначає, куди цей потік буде рухатися, тобто виступає як русла. Без такого інструменту діяльність компанії безладна та погано контрольована.

Наявність чіткої організаційної структури у компанії – це дуже добре! Але цього не достатньо. Необхідно створити документ, на якому записані посади, ієрархія, яка називає та визначає повноваження та сферу відповідальності кожного співробітника, а також результат, який очікується від кожного. Це якраз і є оргсхема. Компанія працює як єдиний механізм, спрямований на досягнення мети.

p align="justify"> Організаційна структура є основою для систематизації бізнесу. Спочатку визначається ідея, ціль, продукт, стратегія. Потім наймаються люди, які можуть виконувати функції. Потім йде складання та запуск рекламних, маркетингових кампаній, ціль яких – залучити клієнта. Після цього клієнт купує продукт, це оформляється та проводиться через відділення фінансів. Продукт надається, перевіряється якість та задоволеність клієнта. І потім успішне надання продукту стає відомим за допомогою партнерських програм та заходів для потенційних клієнтів. Нові клієнти прямують до комерційного відділу.

Глобально, щоб досягти необхідного результату, необхідно виконувати сім основних функцій. Цим функціям відповідають сім відділень у компанії. Функції такі:

1. Адміністративна функція

Адміністративна – визначення ідеї, мети, стратегії, технології, ринку тощо. Процес застосування оргсхеми починається з розробки організаційної структури. Спочатку визначається та формулюється Цінний Кінцевий Продукт (ЦКП) компанії. Виходячи з товару, формується основний бізнес-процес. Потім формулюються ЦКП для кожного із семи відділень та кожного відділу всередині відділень. З ЦКП відділів складаються ЦКП відділень, та якщо з ЦКП відділень – ЦКП підприємства. Після продуктів описуються посади кожного працівника. У стандартній структурі сім відділень. У кожному відділенні – три відділи. На чолі стоїть власник (засновник), за ним директор, заступники директора, керівники відділень, відділів та інші працівники.

2. Функція побудови та персоналу

Побудови та персоналу – організація робочого процесу та забезпечення компанії кваліфікованим персоналом. Це відділення відповідає за кадри, їх облік, оренду, адаптацію, вступ на посаду, контролює дотримання корпоративних правил і стандартів, забезпечує роботу внутрішньої комунікаційної системи компанії. Продукт відділення полягає у працюючих бізнес-процесах компанії, у продуктивно працюючих та виконуючих свої обов'язки співробітниках.

3. Функція розповсюдження

4. Фінансова функція

Фінансова – ухвалення грошей, оформлення, розподіл. Усі фінансові потоки контролюються у цьому відділенні. Його основні завдання – збільшення матеріально-грошових активів підприємства та порядок у фінансах.

5. Виробництво

Виробниче (технічне) відділення відповідає за продукт. У рекламного агентства це створена та запущена реклама для клієнтів. У компанії «Висоцький Консалтинг» це консалтинг, робота відділення починається в момент надання консалтингового проекту «Школа Власників Бізнесу» і закінчується, коли в компанії власника інструменти управління впроваджені.

6. Якість та кваліфікація

Перевірка та корекція якості продукту, а також навчання персоналу компанії. Найскладніше і загадкове відділення, і найменш популярне у Росії. Для того, щоб ваші клієнти поверталися, саме це відділення відслідковує їхню задоволеність продуктом.Одним із способів підвищити якість продукту є підвищення кваліфікації співробітників, їхнє професійне навчання.

7. Зв'язки з громадськістю чи PR

Робота з партнерами, заходи, ЗМІ та будь-які контакти з новою публікою. Про продукт вашої компанії можна розповісти. Успіхи та досягнення – це те, про що говорять та пишуть. Саме за допомогою зв'язків із громадськістю ви можете отримати нових клієнтів та зробити вашу компанію відомою. Це відділення відповідає за імідж та репутацію компанії, за її медіаобраз.Від того, як вас бачить потенційний клієнт на етапі першого дотику, багато в чому залежить подальша взаємодія.

Коли одна з основних функцій не виконується, утворюється вузьке місце, яке заважає розвитку та розширенню компанії. Без працюючої оргсхеми таке вузьке місце помітити дуже складно. Типова картина для малого та середнього бізнесу – це розвинені відділення поширення (маркетинг, продажу) та виробництва та практично відсутні відділення якості та PR.

Виробничий цикл розпочинається з адміністративного відділення. Саме у цьому відділенні знаходиться власник бізнесу. Його головне завдання полягає у стратегічному управлінні компанією. Він визначає вектор руху, визначає, яким буде продукт і формулює мету компанії. Будь-які інновації, зміни розпочинаються у цьому відділенні. Саме тому ми надаємо консалтингові послуги лише власникам. Якщо зміни намагається запровадити, наприклад, директор, а власник не згоден чи не розуміє їх, нічого впровадити не вдасться.

Розвиток організуючої схеми

Систематизація бізнесу перетворює бізнес на актив, який може працювати автономнобез вас і приносити стабільний прибуток. Це відкриває можливості автоматизації бізнес-процесів.

Після того як визначено цілі, задуми, продукт, розробка оргсхеми триває:

1. Виписуються всі функції, виконувані у створенні, і визначаються продукти.
2. Проводиться опитування співробітників для уточнення даних (власник не завжди знає, які функції виконують підлеглі).
3. Визначається оптимальна структура компанії (у деяких компаніях потрібні два відділи продажу, у деяких – два технічні відділення).
4. Отримані дані розставляються за шаблоном (як у ілюстраціях вище).
5. Отже, оргсхема регламентує всі функції, створюється основа систематизації всієї роботи підприємства.

Це лише небагато процесу розробки оргсхемы. Для того, щоб оргсхема запрацювала, потрібна увага професіонала від початкового етапу до повного впровадження в роботу компанії. Намальована та повішена на стіну схема нічого не змінює у бізнесі. Необхідне розуміння технології розміщення людей за постами та впровадження змін у бізнес. Неправильно сформульований цінний кінцевий продукт для кількох посад перекреслює результат роботи. Саме тому не рекомендую впроваджувати організаційну структуру самостійно. До того ж, розробка оргсхеми із консультантом займає 20 годин. Якщо власник займається цим самостійно, методом спроб і помилок, весь процес затягується на довгі місяці.

Якщо ви підприємець і зацікавлені у систематизації свого бізнесу – реєструйтесь на спеціальний тренінг із розробки оргсхеми за 4 дні. І ваша компанія зробить свій перший крок на шляху системності.

Правила складання організаційної структури
1.
Основа організаційної структури – центри відповідальності. Це керівники структурних підрозділів, які відповідають за вузьку
функціональну зону (маркетинг, продаж, виробництво тощо).
2.
Важливо уникати «гібридів» в організаційній структурі – це співробітники, які змішують у собі дуже різноманітний функціонал
(продаж, закупівля, логістика).
3.
Бажано створювати позиції із максимально вузьким функціоналом. Це вирішує проблему незамінності співробітників, навчання нових
співробітників, і навіть значно знижує ризик відходу співробітника на свій бізнес цьому ж ринку, т.к. він бачить лише частину процесу.
4.
В організаційній структурі важливо ізолювати центри залучення нових клієнтів (наприклад, відділу активного продажу або інтернетмаркетингу). Важливо, щоб дані співробітники були сфокусовані тільки на залученні нових клієнтів і не займалися
допоміжними питаннями (обслуговування існуючих клієнтів тощо). Це дозволить забезпечити ефективність припливу нових
клієнтів у компанію, а відтак і зростання.
5.
Важливою характеристикою кожної посади у структурі є очікуваний результат. Це основна характеристика, за якою
сам співробітник може зрозуміти, що від нього очікується, а також оцінити ефективність виконання співробітником своїх обов'язків.
6.
Важливим елементом організаційної структури є виконавчий директор (або операційний директор за активної участі
власника у бізнесі). Його основне завдання – забезпечити дисципліну виконання планів розвитку бізнесу, забезпечити ефективне
операційне функціонування бізнесу, і навіть захистити бізнес від зайвого втручання власника.

Онлайн редактор Gliffy відрізняється різноманітністю форм, стилів, кольорів та форматів, доступних для широкого кола проектів. Використання флеш-технології дозволяє оперативно розміщувати діаграми на екрані методом drag-n-drop. Окремі частини можна легко видаляти, достатньо їх виділити та натиснути на клавіатурі клавішу Delete.

Редактор Gliffy пропонує можливість вести спільну роботу над проектом, просто активуйте плагін та надішліть запрошення однодумцям. Можна ділитися своїми діаграмами з користувачами, які використовують комп'ютер, планшет або смартфон з доступом до програми Confluence.

Порівняно з аналогічними програмами

Gliffy надає користувачам список зрозумілих шаблонів, кольорові зображення з різними аспектами, професійно створені діаграми проектів, а також стандартний чистий аркуш, з якого можна розпочати.

Ціни

Безкоштовний обліковий запис користувача має велику функціональність інструментів, але не зберігає проекти. Тим не менш, можна просто зробити скріншот екрану і таким чином зберегти свою творчість.

Також недоступне спільне використання та друк. Ви можете експортувати схеми в JPG, PNG, SVG або XML файли та зберігати їх локально.

Стандартний обліковий запис дозволяє зберігати до 200 діаграм одночасно. За нього стягується плата 4,95 доларів на місяць з одного користувача.

Обліковий запис для професійних користувачів коштує 9.95 доларів на місяць і пропонує не обмежений простір для зберігання схем.

Програма Gliffy відрізняється великою функціональністю для різних проектів, зрозумілим інтерфейсом користувача і численними варіантами дизайну.

Відео

Для проектування будь-якої технологічно складної системи використовують спеціальні інструменти. Архітектор складає план проекту, інженер – креслення деталі. Бізнес - це така ж складна система з безліччю зв'язків, об'єктів та взаємодій. Для побудови архітектури бізнесу використовують спеціальні системи бізнес-моделювання, однією з яких є програма Fox Manager 2.5 BPA.

Навіщо будувати бізнес-модель?

Без побудованої бізнес-моделі ми не можемо приймати виважені рішення та втрачаємо контроль над своїм бізнесом. Не маючи повної картини того, що відбувається, керівник займається «гасінням пожеж» за допомогою доступних йому інструментів: доган, «летучок», ручною координацією робіт, особистою участю у повсякденних завданнях.

Для того щоб вирішувати проблеми системно, а не інтуїтивно, необхідно спроектувати архітектуру бізнесу, прописати правила та стандарти роботи, розподілити відповідальність за функції серед персоналу та контролювати їх виконання.

Нижче представлена ​​діаграма функціональних можливостей та етапів побудови бізнес-архітектури підприємства у Fox Manager.

Моделювання бізнес-процесів та розподіл відповідальності

На більшості підприємств відповідальність за роботи персоналу розподілено лише формально. При черговому втраченому замовлення чи зриві термінів поставки знайти винного буває дуже складно, оскільки точних стандартів і регламентів немає. Виявляється, що Вася доручив Петі, Петя передав Сашка, а Сашко захворів і забув попередити Льошу. Вирішенням цієї проблеми буде формування корпоративних стандартів роботи, регламентів та посадових інструкцій, у яких за кожен крок та завдання буде позначено відповідальний, визначено вимоги до термінів та прописано взаємодії між співробітниками.

Найсучаснішим і найефективнішим способом опису діяльності підприємства є графічні схеми бізнес-процесів. Наша програма підтримує дві найпростіші та наочні нотації для моделювання процесів: Fox Manager FlowChart та Cross Functional FlowChart.

Збільшити зображення

Збільшити зображення

За допомогою графічних схем можна наочно відобразити послідовність виконуваних робіт, відповідальність за них, а також зробити посилання на необхідні документи, програмне забезпечення та ресурси, що використовуються в ході виконання процесу. Інформація, закладена в графічних схемах, буде потім використана для розрахунку вартості та часу виконання процесу, а також формування таких регламентуючих документів як посадові інструкції, положення про підрозділ, регламенти процесів, робочі інструкції тощо. При цьому всі схеми бізнес-процесів пов'язані між собою та формують єдину цільну модель підприємства. Всі рутинні дії користувача максимально автоматизовані, при видаленні або зміні будь-якого елемента в базі даних інформація про нього оновлюється у всій бізнес-моделі.

Fox Manager – єдина програма на ринку, яка вміє формувати схеми процесів верхнього рівня автоматично, не потребуючи навичок багаторівневого моделювання та знання складних правил декомпозиції моделі.

Ви можете самостійно вирішити наскільки докладно і як глибоко хочете описати свою модель. Програма дозволяє для кожної функції процесу задати плановий та граничний час виконання, частоту, з якої виконується функція, короткий та докладний її опис. Також ви можете вказати вимоги до компетенцій, професій та особистих якостей виконавців, які відповідають за виконання цієї функції у процесі.

Побудова організаційної структури та підбір персоналу

Організаційна структура – ​​це скелет, у якому будується система управління підприємством. Без ієрархічного дерева оргструктури неможливо грамотно виділити центри відповідальності та компетенцій, делегувати повноваження та здійснювати ефективний контроль за діяльністю підприємства.

Організаційна структура та бізнес-процеси нерозривно пов'язані один з одним. Керівники, які відповідають за результати бізнес-процесів повинні мати достатні повноваження і займати відповідні посади, а співробітники – мати достатню кваліфікацію для виконання своїх функцій.

Графічні діаграми оргструктур будуються програмою в реальному масштабі часу за лічені секунди. Забудьте про ручне редагування схем у MS Visio!

Програма Fox Manager дозволяє побудувати наочне дерево організаційної структури підприємства, що відображатиме адміністративне підпорядкування персоналу. Для кожної посади можна визначити вимоги, права, відповідальність та стягнення, а також сформулювати вимоги до компетенцій, професій та особистих якостей працівників, які її займають. У вашому розпорядженні багато російськомовних шаблонів для типових посад, які можна використовувати при побудові своєї структури.

Збільшити зображення

Збільшити зображення

Збільшити зображення

Програма допоможе вам підібрати співробітників на вакантні посади відповідно до заданих вимог до знань, умінь та особистих якостей, необхідних для виконання їхніх функцій у бізнес-процесах. Для кожної штатної одиниці можна розрахувати її планове завантаження та оптимізувати зайнятість персоналу у бізнес-процесах.

Регламенти, звіти та веб-портал

Розробка корпоративних стандартів та регламентів дозволить керівнику мати максимально повне та об'єктивне уявлення про влаштування своєї компанії, планувати розвиток та впроваджувати систему контролю.

Неможливо контролювати процес, що не регламентований.
Неможливо керувати тим, що не можна виміряти!

Наявність докладних регламентів та стандартів роботи підприємства потрібна не тільки керівникам, а й пересічним співробітникам. Зручна база знань, що містить методики та алгоритми виконання бізнес-процесів, покращить ефективність роботи та допоможе новим співробітникам швидше адаптуватися на робочому місці.

Програма містить кілька десятків шаблонів звітів, серед яких:

Положення про підрозділ;
Регламент процесу;
Робоча інструкція;

Штатне розміщення;
Профіль посади;
Входи та виходи процесу;
Посібник з якості ISO 9001;

Документи програма формує автоматично з побудованої бізнес-моделі, будь-які зміни будуть моментально відображені у звітах, тому документи, що регламентують, завжди підтримуються в актуальному стані.

Оформлення та зміст звітів можна налаштовувати на свій розсуд за допомогою редактора шаблонів.

Збільшити зображення

Збільшити зображення

Збільшити зображення

Якщо вам недостатньо функціоналу, який надається програмою за замовчуванням, то ви можете самостійно додати поля в картках і навіть створити свої власні звіти, для цього не потрібно бути програмістом і досконально знати структуру бази даних.

Звіти можна формувати, зберігати та роздруковувати як звичайні документи або зберегти на веб-порталі.

Fox Manager підтримує усі сучасні бази даних. Ви можете зберігати свою бізнес-модель на флешці або у корпоративній мережі з доступом на сотні робочих місць.

Існує можливість абсолютно безкоштовно згенерувати веб-портал із програми Fox Manager BPA, розмістити його в локальній мережі або в Інтернет та надати доступ до нього всім співробітниками підприємства. Зайти на портал можна не тільки зі свого робочого місця, але й за допомогою планшета, смартфона або іншого пристрою через web-браузер.

Для більш вимогливих користувачів, які хочуть мати автономне рішення для формування звітів прямо на порталі, існує окремий продукт – Fox Manager Portal.

Контроль ключових показників діяльності підприємства

Описати діяльність підприємства у вигляді бізнес-моделі, розробити регламенти та корпоративні стандарти – недостатньо. Потрібно ще аналізувати їх виконання та контролювати досягнення поставлених цілей.

Недостатньо мати хороші регламенти, за ними треба працювати!

Програма дозволяє встановити та вести контроль значень ключових показників діяльності підприємства. За кожен показник можна призначити відповідального співробітника, визначити планові значення, граничні межі та сформувати графік заповнення.

Збільшити зображення