Оформлення замовлень постачальникам. Методика застосування документа замовлення постачальнику Формування замовлення постачальнику 1с 8

Документообіг закупівель можна як з оформленням замовлень постачальникам, і без них, реєструючи лише фактичні надходження товарів склади підприємства. Замовлення постачальнику може бути оформлений як у рамках довгострокової угоди з постачальником, так і незалежно. Якщо замовлення постачальнику створюється в рамках угоди, умови закупівель, визначені в угоді, копіюються на замовлення та можуть бути у разі потреби уточнені.

Оформлення відбувається в журналі "Замовлення постачальникам", який знаходиться в розділі "Закупівлі".

Біля назви у верхній частині є значок у вигляді зірочки, натисканням на нього можна занести цей журнал до групи «Вибране» для швидкого доступу.

Зірочка розташовується у меню програми, у лівій верхній частині екрана. Зверніть увагу, що панель «Меню» знаходиться зверху, а відкриті вкладки знизу.

У журналі, для зручності, є кілька видів сортувань документів: за поточним станом, терміном виконання, пріоритетом і менеджером. Є пошук, представлений клавішею «Знайти».

Необхідний документ можна знайти за номером, сумою, постачальником тощо. Також, через відповідні кнопки можна створити на підставі інший документ, сформувати звіт і вивести на друк.

Виконується однойменним документом (в останніх версіях програми він називається «Надходження (акти, накладні)». У цій покроковій інструкції я дам послідовну інструкцію щодо відображення купівлі послуг та товарів, а також розгляну проводки, які робить документ.

В інтерфейсі програми 1С 8.3 цей документ знаходиться на вкладці «Покупки», пункт «Надходження (акти, накладні)»:

Після цього ми потрапляємо до списку документів, які коли-небудь були введені. Для створення нового надходження необхідно натиснути кнопку «Надходження», де з'явиться меню вибору потрібного виду операції:

• Товари (накладна) – створюється документ лише на товари з рахунком обліку – 41.01;
• Послуги (акт) - відображення лише послуг;
• Товари, послуги, комісія - універсальний вид операції, що дозволяє і надходження зворотної тари;
• - Спеціальний вид операції для обліку давальницької схеми, у проводках таке надходження позначиться на позабалансових рахунках;
• - для відображення надходження основних засобів за рахунками 08.03 та 08.04;
• Послуги лізингу - формує проведення за рахунком 76.

Розглянемо докладно надходження товарів та послуг.

Надходження товару до 1С Бухгалтерія 8.3

Для оформлення покупки товару у програмі 1С потрібно запровадити документ із видом «Товари». У шапці документа необхідно вказати організацію-одержувача номенклатури, склад для приймання, контрагента-продавця та його договір:

Нижче, в табличній частині, заноситься інформація про позиції:

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Який товар був куплений, у якій кількості, за якою ціною та з якою ставкою ПДВ (якщо ваша компанія є платником ПДВ). Рахунки обліку можуть бути присутніми в табличній частині, а можуть і ні. Це залежить від налаштувань програми. У проводках товар зазвичай припадає з цього приводу 41.01.

На цьому заповнення документа закінчено.

Якщо постачальник надав вам рахунок-фактуру, її необхідно відобразити у програмі. Робиться це шляхом заповнення полів «номер» та «дата» у нижній частині документа:

Після натискання на кнопку «Зареєструвати» 1С сама створить новий документ «Рахунок отриманий фактура». Цей документ робить проведення з ПДВ (наприклад, 68.02 – 19.03) та формує запис у книзі покупок.

Подивимося проведення створеного 1С за допомогою документа «Надходження товарів та послуг». Зробити це можна за допомогою натискання кнопки Дебет-кредит - :

Як видно, документ сформував дві проводки:

• Дебет 41.01 Кредит 60.01 - надходження товару та нарахування боргу перед постачальником;
• Дебет 19.03 Кредит 60.01 - відображення вхідного документа.

І тут товар продається в «кредит», тобто післяплатою. Якби ми спочатку оплатили товар, то програма сформувала б проведення заліку авансу (Дт 60.01 — Кт 60.02) на суму передоплати.

Дивіться наше відео з оформлення покупки товару:

Надходження послуг у 1С 8.3

Купівля послуг у програмі не дуже відрізняється від придбання товару. Заповнення шапки абсолютно аналогічне, крім вказівки складу. Первинним документом для відображення такої операції є «Акт про надання послуг».

Єдина відмінність – вказівки в табличній частині номенклатури з видом «послуга». Наприклад, я оформлю отримання послуг з доставки:

На надходження товарів або послуг до 1С 8.3 необхідно створювати відповідний документ. У цій покроковій інструкції ми розглянемо докладну покрокову інструкцію, як це зробити та якими даними заповнювати. Також розглянемо з прикладу створювані програмою 1С проводки.

У меню "Покупки" виберіть пункт "Надходження (акти, накладні)". Перед вами відкриється форма списку цього документа.

З форми списку, що з'явилася, можна створити кілька різних видів документів. Розглянемо їх коротко.

• Товари (накладна).Вам буде доступна для приходу лише таблична частина для додавання товарів.
• Послуги (акт)Аналог попереднього, але лише послуг.
• Основні засоби.Цей документ формує проводки надходження і по , що не вимагають монтажу. Додатково брати до обліку не потрібно.
• Товари, послуги, комісія.Поєднання товарів, послуг та ведення комісійної торгівлі.
• Матеріали у переробку.Тут назва говорить сама за себе.
• Устаткування.- Обладнання. Ухвалення до обліку формується окремо.
• Об'єкти будівництва.Надходження ОЗ – об'єктів будівництва.
• Послуги лізингу.Для нарахування чергового лізингового платежу при врахуванні майна на балансі лізингоодержувача.

Розглянемо перші два види операцій, т.к. вони найпопулярніші.

Як поставити товар на парафію

Під час створення нового документа виберіть вид операції «Товари (накладна)».

У шапці вкажіть контрагента, договір та підрозділ, куди будуть оприбутковані товари. Також додатково можна налаштувати ПДВ (включається у вартість та спосіб нарахування), вантажоодержувача, вантажовідправника та .

Рахунок обліку у цьому випадку 41.01 – товари на складах. Його також можна змінити. Далі відкоригуйте за необхідності ставку ПДВ.

Внизу форми вкажіть номер та дату рахунку-фактури, після чого натисніть кнопку «Зареєструвати». Документ одразу ж буде створено автоматично і відобразиться посилання на нього.

Як бачимо, документ зробив дві проводки: за самим надходженням і з ПДВ (рахунок 10.03).

Дивіться також відео з оприбуткування товару в 1С Бухгалтерія:

Надходження послуг

Цього разу під час створення документа виберіть вид операції «Послуги (акт)». Докладно розглядати заповнення даного документа ми не будемо у зв'язку з тим, що тут схоже з попереднім способом. Тільки тут додаються номенклатурні позиції із видом «Послуга».

Нашу послугу зі стрижки газону ми віднесли на 26 рахунок та вказали статтю витрат «Інші витрати».

У тому випадку, коли вам необхідно відразу відобразити надходження товарів та послуг, скористайтеся видом операції «Товари, послуги, комісія».

У програмі 1С Управління торгівлею версія 11.2 Замовлення постачальникує елементом планування системи закупівлі. Можливість використання замовлень постачальнику включається у розділі «Нормативно-довідкова інформація та адміністрування». В "Налаштування розділів" - «Закупівлі»в групі "Замовлення постачальникам"є відповідний прапор, який відповідає за використання даного механізму.

Там є кілька додаткових прапорів, які стосуються «замовлень постачальникам». Наприклад, заборона на закриття замовлень, що частково надійшли, і заборона на закриття частково оплачених замовлень. Якщо ці прапори встановлені, відповідно, не вдасться замовлення перевести у стан «Закритий», якщо по ньому немає повного надходження або повна оплата.

Самі ж замовлення постачальникам перебувають у розділі «Закупівлі». В групі «Закупівлі»є однойменна команда "Замовлення постачальникам".

У поточному вікні, у верхній частині, є кілька швидких відборів. Наприклад, замовлення можна відібрати за їх станом, за термін виконання, за пріоритету, або за відповідальному менеджеру.

Створення замовлення постачальнику у програмі 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2

Спробуємо створити перше замовлення.

За кнопкою "Створити"нам доступні дві команди: Створити новийі за потребами.

За потребами- це окремий механізм, який буде розглянутий в окремому відеоогляді, що дозволяє сформувати «замовлення постачальнику» за сформованим у системі потреб дефіциту товарів.

Ми ж, вручну, зараз створимо нове замовлення. Статус у нього буде узгоджений. У разі потреби статус можна змінювати. Наприклад, статус «не погоджений»може використовуватися в момент підготовки "замовлення постачальнику", поки він ще не узгоджений у рамках нашої компанії. Статус «підтверджений»відповідає замовленню, за яким постачальник підтвердив готовність до відвантаження. Статус «до вступу»відповідає замовленню, яким постачальник вже зробив відвантаження і ми чекаємо надходження товарно-матеріальних цінностей складу. І стан «закритий»відповідає повністю виконаним закритим замовленням.

Також для додаткової деталізації замовлень може використовуватись пріоритет- «низький», «середній» чи «високий».

На вкладці «Основні»вказується дата документа(Зазвичай це поточна дата). Номерсистема 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 надасть автоматично.

Необхідно вибрати нашого постачальника. Як тільки ми вибрали постачальника, конфігурація 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 автоматично заповнила контрагентанашого постачальника та угодаз ним, якщо воно було вказано.

Перевіряємо, що операціяу нас "закупівля товару".Якщо ми приймаємо товар на комісію, необхідно вибрати відповідний пункт.

Організаціянаша - від імені якої вестиметься закупівля товару.

Склад, на який планується вступ.

На вкладці «Товари»ми можемо додатитовари вручну, заповнити їх по сканеру штрих-коду. Також є дві кнопки - копіювання та вставка табличних частинз інших документів. Можливо скористатися підборомтовару, завантажитийого із зовнішнього файла або обробити рядки іншим чином.

Також із команди «ціни та знижки» на цю позицію можна скоригувати ціни, призначити або скасувати знижки.

Додамо першу позицію. Вкажемо кількість та ціну. Якщо постачальник надав нам знижку, у відповідному полі можна відобразити цю інформацію.

Також, якщо просунутися далі вправо в даній табличній частині, то можна побачити інформацію про підрозділ одержувача, необхідність списання на витрати і аналітики витрат. Ця опція використовується при придбанні послуг та віднесенні відповідних сум відразу на витрати.

Додамо ще одну позицію. Нехай це буде холодильник Siemens. Закуповувати ми його будемо в кількості 3 штук. Програма 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 також скористалася вже встановленими цінами на дані позиції та автоматично підставила їх у документ.

Додамо ще один холодильник. Його ми закуповуватимемо також у кількості 3-х штук. Конфігурація 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 знову ж таки заповнила ціни по даному холодильнику.

Необхідно обов'язково вказати бажану дату надходження товару - у мене це буде кінець цього тижня. І прапор «Надходження однією датою». Він говорить про те, що ми плануємо всі ці позиції до вступу одним числом. Якщо ж вони плануються до надходження різними датами, цей прапор необхідно зняти, і тоді в табличній частині замовлення постачальнику, напроти кожної позиції номенклатури, що закуповується, необхідно буде вказати передбачувану дату надходження. На підставі цієї інформації система 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 плануватиме рух товарів, будуватиме графік надходження товарів на склад.

На вкладці "Додатково"вказується відповідальний менеджер; підрозділ, У якому працює відповідальний менеджер. За потреби можна вказати Контактна особанашого постачальника, з яким ми спілкувалися у частині цього замовлення; датуузгодження усередині нашої організації.

Переконаємося, що у нас вибрано валюта«рублі», встановлений прапор « ціна включає ПДВ». Режим оподаткування - закупівля оподатковується ПДВ». На підставі нашої угоди автоматично встановлено прапор « реєструвати ціни постачальника автоматично». Тут же, у документі, можна вказати номер замовлення та датуза даними постачальника для додаткової аналітики, якщо доведеться з нашим постачальником додатково спілкуватися на дане замовлення, щоб легше було його знайти, і ми відразу могли постачальнику сказати, під яким номером, від якого числа він зареєстрований у системі постачальника.

Інформація для друку: допоміжна інформація - допоміжне поле, де можна вказати будь-яку додаткову інформацію.

Спробуємо таке замовлення записати та провести.

При проведенні замовлення програма 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 автоматично заповнила нам поле « Оплата» на підставі даних із нашої угоди. Перейшовши за відповідним посиланням, можна переконатися, що в нас вказана інформація щодо авансу, передоплати та кредиту. За необхідності цю інформацію можна відредагувати, вона не контролюється системою на відповідність до цієї угоди.

Таким чином, у програмі 1С Управління торгівлею версія 11.2 здійснюється формування замовлень постачальникам.

Ви знаєте, що в 1С можна швидко створювати замовлення постачальникам, виходячи з поточних потреб інтернет-магазину?

Процес забезпечення замовлень у конфігурації «1С: Управління торгівлею 11» підтримується стандартною обробкою «Формування замовлень з потреб».

Але!
Така обробка має один мінус, який зводить нанівець багато плюсів: всі її можливості тісно переплетені і користувач зобов'язаний вказувати всі необхідні параметри забезпечення потреб. А таких параметрів дуже багато, що ускладнює роботу користувача.
Обробка дуже складна для сприйняття. І менеджери інтернет-магазинів створюють замовлення постачальникам вручну.
З наших клієнтів лише одиниці підтвердили, що вони певною мірою використовують можливості стандартної обробки, але й то – в дуже обмеженому обсязі.

Ми розробили інтуїтивно зрозумілий механізм автоматичного створення замовлень постачальникам. Це рішення у вигляді зовнішньої обробки "Створення замовлень постачальнику". У ньому участь користувача у циклі забезпечення замовлення зведена до мінімуму.

Можна за 3-4 кліки миші сформувати замовлення постачальникам за всіма замовленнями від покупців за день.

Наведемо приклад, як використовується така зовнішня обробка в інтернет магазині товарів для тварин ЮНІЗОО.

Особливості: у магазину багато замовлень покупців і широкий вибір постачальників, тому потрібно відправляти замовлення на товар різним постачальникам у різний час доби, в тому числі і по кілька разів на день, що забирало у менеджерів багато часу.

Етапи автоматизації та доопрацювання

1. У механізм проведення замовлення покупця додаємо автоматичний поділ товарів за варіантом забезпечення (зі складу/під замовлення).

Тут обробка автоматично, в залежності від вільного залишку на складі, визначає кількість товару, яку необхідно замовити постачальнику на замовлення покупця.

Ті ж товари, які є на складі організації, проставляються в резерв під конкретне замовлення покупця (відокремлений резерв).

Рисунок 1. Поділ варіантів забезпечення

2. Для кожного товару в магазині вказуємо список усіх постачальників та основного контрагента. Встановлюємо відповідність між найменуваннями товарів у клієнта та конкретного постачальника для автоматичної підстановки значень у замовлення постачальникам. Первинне введення інформації було виконано програмно на основі наданих прайс-листів постачальників.

Рисунок 2. Список номенклатурних позицій постачальників
Для актуальності інформації про наявність товару у постачальника для кожної номенклатури було встановлено реквізит «Наявність у постачальника». І зараз менеджери інтернет-магазину автоматично завантажують інформацію по прайс-листах постачальників один раз на день, витрачаючи на це лише 5 хвилин.

Рисунок 3. Номенклатура постачальника

У результаті системі підтримується актуальна інформація про наявність товару складі конкретного постачальника у конкретний день.

3. Для масового формування замовлень постачальникам розробили зовнішню обробку. На першому кроці відбираємо товари для замовлення та вказуємо дату доставки (період). На кнопку «Заповнити» всі замовлення покупців за потрібні дати потрапляють у таблицю. Перемикаючи варіанти відображення замовлень («Тільки незабезпечені / Всі замовлення) та фільтр по менеджеру – можна налаштувати інтерфейс обробки індивідуально під кожного менеджера.

Рисунок 4. Крок 1. Відбір товарів для замовлення
У табличній частині обробки виводиться необхідна інформація: найменування та кількість замовленого товару у розрізі замовлень покупців, статус забезпечення кожної позиції (див. табл. нижче) тощо.

Після натискання «Проставити галки та кількість» відбувається автоматичний розрахунок необхідної кількості товару до замовлення по кожному рядку, з урахуванням наявності товару на складі та вже сформованих замовлень постачальникам (поле «Кількість» редагується вручну за необхідності).

Рисунок 5. Крок 1. Розрахунок необхідної для замовлення кількості

Зверніть увагу: поля зі статусом «Не забезпечений» на малюнку 6 відповідають позиціям, позначеним галочкою на малюнку 5

Малюнок 6. Крок 1. Автоматичний вибір товарів до замовлення

4. Таблична частина другого кроку обробки – вибір постачальників – формується на основі інформації, зазначеної на першому кроці. Користувач бачить інформацію про всі незабезпечені позиції, за якими потрібно сформувати замовлення постачальникам.

Як постачальник автоматично вибирається основний постачальник за цією позицією. За відсутності товару в основного постачальника, система пропонує вибір із тих постачальників, які поставляють даний товар, і є у них.

Рисунок 7. Крок 2. Вибір постачальників

Для будь-якої позиції вибір постачальника можна налаштувати вручну. Завершуємо крок, натискаючи кнопку «Сформувати замовлення».

5. Замовлення постачальникам формуються з урахуванням інформації, вибраної другою кроці. Для кожного постачальника всі товари збираються на окреме замовлення. Тепер їх залишилося лише надіслати постачальникам.

Такий механізм дозволив скоротити трудовитрати менеджерів із закупівель у 4 рази порівняно з ручним створенням замовлень постачальникам.

Якщо ви хочете побачити, як автоматизувати створення замовлень постачальникам у 1С – замовте безкоштовну демонстрацію.