Бухоблік інфо. Як додати новий рахунок фактуру в 1с

"1С: бухгалтерія", розроблена російською компанією,- Найбільш популярна в нашій країні програма для автоматизації бухгалтерського, управлінського та податкового обліку. На даний момент на ринку однієї з останніх версій є 1С Бухгалтерія 8.3. Програма має досить нескладний інтуїтивний інтерфейс, але у бухгалтерів, що переходять на нову версію, часто виникає питання: як у 1с зробити рахунок-фактуру, найважливіший документ, який податкова під час перевірки ПДВ вимагає одним із перших?

Оформляємо продаж швидко та без помилок? Легко!

У 1С: Бухгалтерія рахунки-фактури створюємо на підставі документа «Реалізація товарів та послуг», саме туди вводяться всі дані, які потім потрапляють до рахунків-фактур. Його можна оформити двома шляхами:

• Завести новий (розділ «Покупки та продажі», гіперпосилання «Реалізація товарів та послуг»);
• Створити з урахуванням наявного рахунки.

Ходімо другим шляхом. Знаходимо розділ «Покупки та продажі», гіперпосилання «Рахунки на оплату покупцям». У журналі бачимо перелік рахунків, виданих контрагентам. Вибираємо потрібний рядок і на панелі трохи вище за журнал тиснемо на кнопку «Створити на підставі». Потім із списку запропонованих документів вибираємо «Реалізація товарів та послуг».

Форма документа заповниться сама, але перевірити потрібно однаково, за необхідності відредагувати. Дивимося: у полі «Вид операції» має стояти «Продаж, комісія», поле «Номер» заповниться автоматично після запису документа, у полі «Дата» за замовчуванням стоїть поточна, але вона доступна для редагування, організація проставляється автоматично, у полі «Склад » ставимо той склад, з якого йде списання товару, що реалізується. Поля Контрагент, Договір також підтягуються з рахунку на оплату, якщо ж ми заводили новий документ на реалізацію, то необхідно їх вибрати з відповідних довідників. Звичайно, перед цим їх потрібно там правильно завести.

Поле «Залік авансу» дозволяє вибрати із трьох варіантів:

• "Не зачитувати" (проводки по заліку не сформуються);
• "Автоматично" (стоїть за замовчуванням, 1С: Бухгалтерія сама визначає наявність авансу, необхідність проведення);
• "По документу" (для заліку потрібно прямо вказати документ на аванс).

Залишаємо «Автоматично», як правило, цей варіант найзручніше.

Якщо вантажоодержувач товару та покупець – різні організації, у вкладці «Додатково» вибираємо вантажоодержувача.

Таблична частина документа, створеного на підставі рахунку, заповнюється автоматично. Якщо ми формуємо новий документ, товари, що реалізуються, підтягуємо з довідника «Номенклатура». Рахунки обліку заповнюються самі, вони залежать від того, як заповнено довідник «Рахунки обліку номенклатури».

Якщо товару на вказаному складі немає чи недостатньо, записати документ Ви зможете, але провести ні.

Тепер можна друкувати товарну накладну (зовнішня друкована форма виводиться за допомогою кнопки «Друк» у верхній частині форми), проводити (кнопка «Провести» там же) та створювати рахунок-фактуру. Рахунки-фактури ми можемо виписувати покупцю відразу, а можна чекати повернення бухгалтерію торгової накладної з підписом покупця. Рахунки-фактури можна створювати:

• Через розділ «Покупки та продажі», гіперпосилання «Рахунки-фактури видані»;
• Документом "Реалізація товарів та послуг", посилання "Виписати рахунок-фактуру".

Після проведення реалізації перевірте сформовані 1С: Бухгалтерія проводки (Кнопка «Дт-Кт»):

Скористаємося другим способом. Натискаємо посилання, документ сформується автоматично із заповненими на підставі документа щодо реалізації даними. Його можна роздрукувати. На верхній панелі форми натискаємо кнопку з принтером, сформується зовнішня друкована форма, та кнопку «Провести та закрити» для остаточного оформлення документа. Друкована форма рахунки-фактури у програмі повністю відповідає російському законодавству.

Будьте уважні. Анулювати введену рахунок-фактуру, якщо її прийме покупець, бухгалтерія лише сторнированием (поточний рік) чи коригуванням реалізації (операції минулі періоди).

Надамо та оформимо послугу? Не питання!

Оформлення рахунки-фактури в 1С: Бухгалтерія при реалізації послуг майже така ж, як при реалізації товарів. Тут також є кілька можливих шляхів оформлення:

• Форма «Реалізація товарів та послуг» розділу «Покупки та продажі». Під час створення нової форми за допомогою кнопки на панелі інструментів вказуємо вид реалізації – послуги. У новому документі проставляємо контрагента, договір (за потреби заводимо у відповідні довідники), рахунки на оплату (якщо є), перевіряємо найменування нашої організації. У полі «Розрахунки» є два посилання: для налаштування рахунків обліку, вибору порядку обліку ПДВ. Перевіряємо, якщо потрібно – міняємо. Заповнюємо табличну частину. Виписуємо рахунки-фактури;

• Документ «Надання послуг» (одноіменне посилання розділу «Покупки та продаж»). Ця форма поєднує всіх контрагентів, яким надається певна послуга із довідника (поле «Номенклатура»). Клієнтів записуємо у табличній частині із зазначенням договору, ціни за одиницю. клієнту - окремий рядок. Рахунки-фактури формуються автоматично у спеціальній вкладці також за контрагентами. Щоб їх роздрукувати, натискаємо кнопку "Друк", формується зовнішня друкована форма.

Ура! Передплата!

Якщо наша організація отримала аванс, ми маємо виставити рахунок на аванс.

Сам аванс відображаємо документом «Надходження на розрахунковий рахунок».

Існує два шляхи створення подібних рахунків-фактур:

• Ручний режим. Заходимо в документ на аванс, натискаємо кнопку "Створити на підставі". Форму рахунку-фактури, що з'явилася, перевіряємо і проводимо кнопкою «Провести». Цей спосіб підійде, якщо організації аванс як форма розрахунків практикується рідко;

• Автоматичний режим. Розділ «Облік, податки, звітність», посилання «Рахунки-фактури на аванс». У вікні обробки «Реєстрація рахунків-фактур на аванс» вказуємо період, організацію, натискаємо кнопку «Заповнити». Отримуємо таблицю з усіма рахунками-фактурами на аванс, рядки можна додавати або анулювати. Перевіряємо список, натискаємо "Виконати". Щоб побачити сформовані документи, переходимо на посилання знизу форми «Відкрити список рахунків-фактур на аванс».

Купуємо? Оформляємо!

Вхідну рахунок-фактуру від продавця в 1С: Бухгалтерія оформляємо після того, як введемо документ «Надходження товарів та послуг» з розділу «Покупки та продажі». З допомогою цієї форми оформляються будь-які покупки.

• "Вид операції" (наприклад, для покупки ТМЦ - "Купівля, комісія");
• "Склад" (якщо облік ведеться за складами, як зафіксовано налаштуваннями);
• «Контрагент» (продавець має бути заведений у довіднику);
• "Договір".

Договір краще завести безпосередньо з документа, якщо попередньо додати його до довідника можна помилитися з параметром «Вид договору», тоді документ його не знайде.

Поле "Організація" заповнюється само. Поле «Залік авансу», як і за реалізації найпростіше залишити з параметром «Автоматично».

Придбані ТМЦ можна додавати за допомогою кнопок «Додати» або «Підбір». За допомогою останньої – простіше, тому що вона відкриває форму вибору номенклатури із довідника. Натискаємо «Перенести до документа» у верхній частині екрана, отримуємо заповнену форму.

Дату, номер накладної від продавця, вписуємо у відповідні поля, а не замінюємо номер, дату на нашій формі.

Реквізити отриманого рахунку вводимо під табличною частиною, де є поля для номера, дати документа. Натискаємо "Зареєструвати рахунок-фактуру", записуємо в програму. З'являється посилання на рахунок-фактуру, відкриваємо, дивимось, перевіряємо. У документі передбачена можливість роздрукувати рахунок-фактуру за постачальника (якщо є необхідність).

Цей документ виставляється продавцем після того, як покупець фактично отримає від нього будь-які товари чи послуги. У РФ рахунок-фактура необхідна лише для , вона виставляється тими продавцями, які мають його платити.

З отриманих рахунків-фактур платником ПДВ формується «Книга покупок», а, по виданим - «Книга продажів».

У 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 існують отримані та видані рахунки-фактури. Вони бувають коригувальними, на аванс та на аванс комітента. Видані рахунки-фактури також бувають на реалізацію і податкового агента. Отримані, своєю чергою, крім перелічених вище, може бути надходження.

Всі ці документи найчастіше створюються із документів реалізації та надходження. У цій статті ми розглянемо, як зробити всі можливі рахунки фактури в 1С 8.3 Бухгалтерія.

Створення документа на реалізацію

Як приклад, відкриємо будь-який документ реалізації з демо-бази. У самому низу форми ви побачите кнопку "Виписати рахунок-фактуру".

Після натискання на цю кнопку програма автоматично створить повністю заповнений документ «Рахунок-фактура». Відкрити його ви можете за гіперпосиланням, що з'явилася на місці даної кнопки.

Роздрукувати рахунок-фактуру можна прямо з документа реалізації за кнопкою «Друк».

У рахунку-фактур, що вийшов, ви можете вказати спосіб доставки: на паперовому носії, або в електронному вигляді. Другий спосіб зазвичай застосовується у тих випадках, коли ваша організація та контрагент підключені до системи електронного документообігу. У такій ситуації відправлення та прийом документів може здійснюватися безпосередньо у 1С.

Як створити новий документ продажу та рахунок-фактуру до нього, дивіться у відео:

На аванс

Перш ніж приступити до , потрібно зробити деякі попередні налаштування.

Перейдіть до налаштування податків і звітів. У розділі «ПДВ» нам потрібно буде змінити «Порядок реєстрації рахунків-фактур на аванс».

В рамках нашого прикладу ми виберемо з списку пункт «Не реєструвати рахунки-фактури на аванси, зараховані до кінця податкового періоду».

У такій ситуації рахунки-фактури будуть виставлятися лише наприкінці звітного періоду. Встановлення цього налаштування дозволить нам значно скоротити кількість документів тому, що враховуватимуться лише ті аванси, за якими не було здійснено відвантаження товарів чи факту надання послуг на кінець кварталу.

Крім установки даної установки в цілому для організації, можна вказати її і для певного контракту з контрагентом. Для цього відкрийте картку відповідного договору та зайдіть у розділ «ПДВ». Саме там розташоване аналогічне налаштування.

Сам процес виставлення рахунків-фактур на аванс здійснюється за допомогою помічника з обліку ПДВ. Він розташований у меню "Операції".

У цій обробці присутня регламентна операція з реєстрації рахунків-фактур на аванс. Рядком нижче можна зареєструвати рахунки-фактури податкового агента. Цей функціонал доступний лише за договорами з відповідною ознакою.

Відео щодо формування авансових рахунків-фактур:

Рахунки-фактури отримані

на вступ

Розглянемо відображення отриманих рахунків-фактур із документа «Надходження (акти, накладні)». Тут ще простіше, ніж у створенні виданих рахунків-фактур на реалізацію.

У нижній частині форми вам достатньо внести номер та дату отриманого документа. Після цього натисніть "Зареєструвати".

Після натискання на цю кнопку, програма автоматично створить повністю заповнений рахунок-фактуру та підставить у документ надходження посилання на нього.

На аванс

Такий вид рахунків-фактур можна створювати документів щодо надходження ДС, як на банківський рахунок компанії, так і в касу. У разі ми створюємо виходячи з надходження готівки.

Рахунки фактур на аванс комітента створюються для тих договорів, у яких проставлено таку ознаку.

Коригувальні рахунки-фактури

Ці види рахунків-фактур можуть бути як на надходження, так і на реалізацію. Враховуються вони відповідно.

Розглядати приклад створення обох видів рахунків-фактур ми не будемо, оскільки дії обох випадках практично ідентичні.

Відкриємо будь-який документ реалізації з демо-бази та створимо на його підставі документ «Коригування реалізації».

Припустимо, ми домовилися з покупцем, що він придбає більше ювілейного печива та класичних міні-руасанів. За це ми надамо йому знижку на тірольський пиріг з чорницею.

У щойно створеному документі коригування реалізації кожна позиція має два рядки: зі значеннями до зміни і після. Після того, як ми внесли всі необхідні зміни, натисніть кнопку «Виписати коригувальний рахунок-фактуру», яка розташована у звичному для нас місці внизу форми.

Рахунок-фактура створиться та заповниться автоматично і буде доступний за відповідним гіперпосиланням.

Відео зі створення коригувального рахунку-фактури у продавця:

Перевірка документів

Щоб проаналізувати та знайти документи, за якими відсутні рахунки-фактури, у програмі можна скористатися спеціальною обробкою під назвою «Експрес-перевірка». Вона розташована з меню Звіти.

На малюнку нижче наведено приклад відображення помилок по цікавій для нас проблеми, а також запропоновані програмою рекомендації.

Журнал обліку рахунків-фактур

Руху документа «Рахунок-фактура»

Якщо відкрити проводки будь-якого рахунку-фактури, можна побачити, що по бухгалтерським регістрам жодних записів не створюється. Документ відображається у регістрі відомостей «Журнал обліку рахунків-фактур».

Журнал отриманих та виставлених рахунків-фактур

Цей звіт знаходиться в меню "Звіти".

У шапці вкажіть період (зазвичай це квартал) та організацію. У випадку, коли програма виявила помилки, видасться відповідне повідомлення.

Проте кожен має кілька варіантів.

Основні варіанти рахунку-фактури виставленого:

• на реалізацію
• На аванс
• На аванс комітента
• Коригувальний
• Податковий агент

Основні варіанти рахунку-фактури отриманого:

• на вступ
• На аванс
• На аванс комітента
• Коригувальний

Всі рахунки-фактури в 1С можна зробити та виписати на підставі первинних документів – видаткових та прибуткових накладних.

Там є пункт для реєстрації . Нагадаємо, що для ведення операцій у ролі податкового агента необхідно виставити відповідну ознаку у договорі.

Отримані рахунки-фактури

Принципова відмінність отриманих рахунків-фактур – необхідність правильно вказати вхідний номер і дату документа (формуються постачальником).

Реєстрація в 1С вхідних рахунків-фактур на аванс

Аванси постачальникам оформляються з урахуванням документів списання готівкових чи безготівкових коштів(рис.6).

Створення авансових рахунків-фактур у 1С 8.3:

Проведення коригувальних рахунків-фактур

Для формування коригувальних рахунків-фактур розроблено спеціальні документи:

Розглянемо приклад коригування прибуткової накладної (рис.7). Документ може бути створений як на підставі надходження, так і на основі первинного рахунку-фактури.

Припустимо, що сторони домовилися про зміну ціни закупівлі. Стара і нова ціна вказуються у двох сусідніх рядках табличної частини документа коригування. Решта розраховується автоматично. У тому числі автоматично реєструється коригувальний рахунок-фактура, вручну доведеться вказати лише номер коригування або виправлення.

Аналогічно оформляються коригування на реалізацію.

Рахунки-фактури "На аванс комітента" виставляються тільки для договорів з видом "З комітентом (принципалом) ..."

Темою нашої сьогоднішньої статті буде розгляд такого документа, як рахунок-фактура, а саме, що це таке, для чого він потрібен, як правильно заповнити, як провести рахунок-фактуру в 1с, види рахунків-фактур, коли та які рахунки-фактури виставляти .
Почнемо з визначення рахунку-фактури та його важливості для компаній.

Що таке рахунок-фактура? Навіщо він потрібен.

Обов'язкові реквізити рахунка-фактури.

1. Номер та дата рахунку-фактури.
2. Реквізити продавця та покупця: назва, адреса, ІПН.
3. Найменування та адреса вантажовідправника та вантажоодержувача.
4. За умови отримання авансу рахунок майбутніх поставок - номер платіжного доручення.
5. Валюта документа.
6. Найменування товарів (робіт, послуг), кількість, а також одиниця виміру та вартість одиниці.
7. Загальна вартість товару без урахування податків, сума акцизу, податкова ставка, сума ПДВ, кінцева вартість товару із податками.
8. Країна походження та номер ВМД, при ввезенні товарів на територію РФ.
9. Підписи керівника, головного бухгалтера чи інших, мають цього право, лиц.

Приклад правильного оформлення рахунку-фактури!

Один важливий момент! Інспектори можуть звернути будь-яку неточність у рахунку-фактурі проти підприємства, тобто. відмовити у відрахуванні ПДВ. Тому, щоб мінімізувати ризик відмови, важливо знати суттєвість допущених у рахунках-фактур помилок.

Непробачні помилки у рахунках-фактурах.

♦ Помилка 1.Дуже часто бухгалтери неправильно вказуютьнайменуваннякомпанії-продавця чи покупця. Наприклад, правильна назва: "Консультація", найменування з помилкою: "Консультація". Найменування має суворо відповідати фірмовій назві, зазначеній в установчих чи реєстраційних документах. Аналогічні помилки допускаються у написанніадреси та ІПН.Усе вони перешкоджають ідентифікації продавця чи покупця.

♦ Помилка 2.Вказується лише найменування товару без артикулів чи інших додаткових показників, з допомогою яких можна ідентифікувати товар. Наприклад, найменування товару «скло освітлене» має відмінності за артикулами та розмірами, якщо в документі вказати кілька товарів тільки з тією самою назвою, допустимо «скло», то така помилка, призведе донеможливості визначення, який саме товар було придбано.

♦ Помилка 3.Арифметичні помилки з розрахунку вартості товарів також неприпустимі.

♦ Помилка 4. Якщо фірма займається продажем товару, оподатковуваного за різними ставками ПДВ, бухгалтеру слід бути дуже уважним, т.к. вказівканевірної ставки ПДВспричинить у себе відмова у відрахуванні.

♦ Помилка 5.Нерідко бухгалтери або менеджери, що виписують рахунки-фактури, вказують правильну ставку ПДВ, але при перемноженні суми без ПДВ на вказану ставку виходить неправильний показник,не дозволяє визначити суму податку.

♦ Помилка 6.У документі не прописано найменування валютиабо вказано помилковий код валюти;

Помилки, які заважають правильному розумінню суті обов'язкових реквізитів рахунки-фактури, є істотними, і впливають відрахування ПДВ.

Авансовий рахунок-фактура.

Т.к. Виписати рахунок-фактуру слід протягом 5 днів з моменту найбільш раннього з подій: реалізації або попередньої оплати в рахунок майбутніх поставок, то при надходженні авансового платежу виписується авансовий рахунок-фактура. Його слід заповнювати за тією ж формою, і тими самими правилами, що і рахунок-фактуру на реалізацію. (Постанова №1137) .Особливу увагу варто приділити рядку 5 документа, де вказується номер та дата платіжного доручення. Цей реквізит є обов'язковим.

Особливості коригувального рахунку-фактури.

Якщо покупець та продавець письмово домовилися про зміну вартості товарів через коригування ціни або кількості товарів, обсягу послуг та робіт, то в такому разі продавець виписує коригувальний рахунок-фактуру. Його особливість – це обов'язкова вказівка ​​номера та дати коригування, вихідних даних, а також нових відомостей про кількість та ціну, вартість без ПДВ, загальну вартість з податком, та, звичайно ж, зміни величини самого податку.

Як провести рахунок-фактуру у 1С.

Рахунок-фактура на реалізацію в 1С8.3.

Перш ніж виписати рахунок-фактуру на реалізацію, створюємо безпосередньо документ реалізації.
Для цього у розділі «Покупки та продажі» вибираємо розділ «Покупки та продажі»

Переходимо до підрозділу «Реалізація (акти, накладні)»

Відкриваємо список документів «Реалізація товарів та послуг» . У ньому за допомогою кнопки "Створити" вводимо новий документ.

Заповнюємо усі поля відкритого документа.

1. Вид операції – «Продаж, комісія»
2. Поле "Організація" заповнюється автоматично.
3. «Контрагенту» (покупця) вибираємо або з довідника «Покупці», або вводимо нового, якщо ще немає в базі.
4. Записуємо номер договору. У разі видом договору буде договір із покупцем.
5. Далі вибираємо "Склад", з якого відвантажуємо товар.
6. Потім йде поле «залік авансу». За замовчуванням програма має значення «автоматично». Я раджу його кинути, т.к. при такому налаштуванні програма автоматично аналізуватиме наявність авансу по даному покупцю, що, безсумнівно, зручніше для обліку.
7. Якщо Ви відкриєте посилання, розташоване трохи нижче, то можна відрегулювати тип цін і ПДВ. Точніше спосіб його включення в ціну – «у сумі» або «згори».
8. І, нарешті, заповнюємо табличну частину.
9. Заповнений документ зберігаємо, проводимо кнопкою "провести"