Практичні рекомендації щодо стилістики документів, що утворюють ділове листування. Основні правила оформлення ділових листів Дія написати нам копію на ваш
Наступні вирази найчастіше використовуються для написання офіційних електронних листів:
1. Якщо ми хочемо прикріпити файл, то вказуємо:
Pleasefindattached- Просимо прийняти у вкладенні
Please find attached my resume. – Прошу прийняти у вкладеннімоє резюме.
Please find attached photos from the conference. – Прошу прийняти у вкладенніфотографії з конференції.
2. Якщо ми хочемо переслати (перенаправити) листа, використовуємо вираз:
I`ve forwarded ________ to you. – Я перенаправив вам ________.
I`m forwarding ________ to you. - Пересилаю Вам _______.
I`ve forwardedBill`s resume to you. -Я перенаправив Вам резюме Білла.
I`m forwardingJohn`s email to you. -Пересилаю Вамелектронний лист Джона.
3. Якщо хочемо відзначити когось у копії листа, то використовуємо вираз:
(name) on this email |
– Я відзначив (ім'я) у копії цього електронного листа.
I` ve cc` d Umar on this email. – Я відзначив Умара у копії цього електронного листа.
* We`ve copied Umar tokeephimintheloop. – Ми відзначили Умара у копії листа для того, щоб тримати його в курсі.
Please keep me in the loop. -Будь ласка, тримай мене в курсі.
4. Наступний вираз допоможе підвести лист до завершення:
Якщо ви маєте будь-які запитання, будь ласка, будь ласка, contact me. -У разі виникнення запитань, звертайтеся до мене.
Якщо ви маєте будь-які запитання, будь ласка, будь ласка, contact me.
Sincerely,
Джон –
У разі виникнення запитань, звертайтеся до мене.
З повагою,
Джон
5. Для того, щоб закінчити лист, використовуємо такі вирази:
I look forward to | hearingfromyou- Чекаю від вас відповіді. meetingyou– Чекаю на зустріч з Вами. yourreply- Чекаю на вашу відповідь. |
Look forward to + verb + ing- чекати з нетерпінням)
Для завершення електронного листа використовуємо такі вирази:
KindRegards (Regards) - З найкращими побажаннями, з повагою
WarmWishes — З найкращими побажаннями
YoursTruly- Щиро Ваш, з повагою.
English Joke
Перейти до ресторану в ресторані класу для проведення розваги з людиною, що знаходиться в ньому.
"Awful rainy spell-like the flood."
"The flood?" The tone був polite, але inquiring.
"The flood-Noah, the Ark, Mount Ararat."
Інший битий off повз вершину хребта, шик його head, і пом'якшений thickly:
"Hain't read to-day's paper yit."
При написанні листів колегам, клієнтам та партнерам часто виникає питання, як сформулювати ту чи іншу думку діловим стилем. Як сказати, що нам щось не подобається – чи, навпаки, подобається? Як повідомити про проблему чи можливість? Як запропонувати адресату зустрітися чи зателефонувати? Як згадати про можливі санкції?
Саме на такий випадок ми склали невеликий словничок ділових оборотів. Використовуйте його, і ваш стиль буде цілком офіційним, а формулювання – різноманітними.
|
Починаємо зі своєї мети |
Починаємо з інтересу адресата |
|||
|
«Чого прийшов» |
Очевидно |
«Обтікаємо» |
Проблема |
Можливість |
|
Звертаюся (звертаємось) до Вас із проханням про… Повідомляю вам…. Доводжу до Вашого відома, що… Прошу (Вас) виділити кошти. Прошу розглянути можливість виділення коштів (авторизувати виділення коштів, (дати вказівку про виділення коштів)… У зв'язку з виникненням нових обставин, що впливають на виконання проекту, хочу погодити з Вами зміни у графіку (кошторисі). Прошу допомогти… Прошу Вашого сприяння у... Нагадую (нагадуємо) про… Прошу ліквідувати відставання (заборгованість) |
Вважаю за необхідне обговорити з Вами … Хочу (хочемо) погодити з Вами. Пропонуємо обговорити та узгодити подальші плани… Прошу (Вас) розглянути можливість сприяння реалізації проекту… Надаю (Вам) інформацію (відомості) про… Інформую (Вас) про… Дозвольте поінформувати про… Звертаюся до Вас у зв'язку з... |
Звертаю Вашу увагу на складну ситуацію з … Вимушені повідомити… Ставимо Вас у відомість про… Справжнім сповіщаємо (Вас) про… Уповноважений повідомити... Вважаю за необхідне привернути Вашу увагу до (звернути Вашу увагу на…)… Звертаємось (звертаюся) до Вас у зв'язку зі складнощами. Пропонуємо сприяння у вирішенні проблеми… Знаючи про Вашу стурбованість проблемою… готові запропонувати рішення… Як Ви знаєте (далі опис проблеми)… Керуючись інтересами підприємства, звертаю увагу на…. |
Звертаюся (звертаємось) до Вас із пропозицією … Прошу Вас розглянути пропозицію, яка дозволить…. Пропонуємо вам унікальну можливість збільшити обсяг продажів. Раді (маємо честь) запропонувати (Вам)… Раді повідомити про можливість… Бажаємо привернути Вашу увагу. Інформуємо Вас про вкрай сприятливу ситуацію з … та пропонуємо скористатися цією ситуацією для… |
|
|
Конкретні дії |
Пропоную затвердити 12.10.2013 як планову дату завершення будівництва та внести необхідні коригування до переліку заходів. Просимо дати фінансовому департаменту компанії вказівку виділити … та зробити оплату всіх раніше отриманих рахунків за … Пропоную доручити відділу АВС підготовку пропозицій щодо організації… Прошу (просимо) Вашої згоди на….(Вашого сприяння у…, Ваших вказівок….) Переконливо (настійно, як виняток) прошу… Просимо вжити (енергійні, рішучі, дієві) заходи щодо …. Вимагаємо від… негайного вжиття заходів… Прошу ліквідувати відставання (заборгованість). Просимо направити вашого представника. |
|||
| Заключення |
Запевняю (запевняємо) Вас у ефективності даної пропозиції та розраховую (розраховуємо…) Очікуємо на ваше рішення … Чекаємо на Ваше рішення, щоб оперативно підготувати документи. Сподіваємось на якнайшвидший розгляд (повне задоволення) нашого запиту (претензії)… Сподіваємося, що питання буде вирішено і у нас не виникне потреби у застосуванні санкцій. Сподіваємося, що наведені аргументи переконають Вас у… і чекаємо (розраховуємо)… Розраховуємо на Вашу зацікавленість (небайдужість, активну позицію у питанні, готовність усунути недоліки…) та чекаємо на Ваші пропозиції… Упевнені, що Ваша участь дозволить суттєво покращити становище з… та досягти… Дякуємо за сприяння та сподіваємось на подальшу плідну співпрацю… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будемо раді бачити Вас серед наших клієнтів. |
|||
Додаткові формулювання
|
Вітання |
Прощання, заключна формула ввічливості |
|
Шановний Іване Петровичу! Шановний пане міністре! Любі друзі! Шановні колеги (партнери)! Шановний ... ! |
З (глибокою, незмінною, надзвичайною) повагою (шануванням)… З вдячністю (вдячністю) та повагою… З побажаннями успіху (всього найкращого). З надією на плідну співпрацю… |
|
Відкриваюча фраза для відповідей на звернення |
|
|
Дякуємо за інтерес до (проявлений Вами до ….) У відповідь на отриманий нами запит про… повідомляємо…. Підтверджуємо отримання Вашого замовлення від… (на…) та повідомляємо…. Відповідно до Вашого запиту (вказівок) повідомляємо (надаємо висновок)… Протягом нашого листування про… надсилаємо Вам пропозицію… |
|
|
Подяка |
|
|
Щиро (від імені…, від імені…) дякуємо… Висловлюємо подяку (вдячність)… Зі щирою вдячністю (подякою) повідомляємо… Дякуємо…Хочемо подякувати… |
|
Завантажте наш «словник» та використовуйте готові формулювання!
|
Згадка про санкції |
|
Ми будемо змушені: звернутися до судових органів (суду) ініціювати судовий розгляд відмовитися від подальшої співпраці переглянути плани (умови) співпраці підняти питання про штрафні санкції (припинення співпраці та пошук нового постачальника) порушити питання про доцільність подальшої співпраці вдатися до передбачених у договорі санкцій заявити про наш намір домагатися (вимагати). заявити про незгоду з фактами… 1. Ділові документи пишуться у відстороненому тоні: виявлення надмірної люб'язності, так само як і недбалості, що межує з грубістю, не допускається. 2. Не спонукайте - адресата до поспіху при винесенні рішень по письмових зверненнях, що вносяться вами словами «терміново», «негайно», можливо більш короткі терміни. Пам'ятайте, що швидко - добре не буває. Краще вкажіть, коли б ви хотіли дізнатися про рішення: «прошу» Вас відповісти до такого числа» або «переконливо прошу Вас одразу повідомити про своє рішення». 3. Будьте помірні у своїх проханнях, стримані в оцінках подій, об'єктивні при викладанні фактів, гуманні при визначенні заходів дисциплінарного впливу, щедрі на турботу та заохочення гідних, скупі та дбайливі під час витрачання грошових коштів. Будьте також плодючі на слушні пропозиції; а у висновках – гранично конкретні. 4. Не слід змістом (або підтекстом) документа нав'язувати адресату очікуваний результат висвітлюваного у листі питання, наприклад, так: вивчити та вирішити питання позитивним або прошу затвердити цю кандидатуру. Дайте адресату самому подумати. 5. Не слід натякати одержувачу листа на його уявну уважність, вводячи в останній текст листа таке формулювання: «пропоную уважно вивчити»: сумлінний підлеглий може затаїти образу, не дуже розумний начальник - впасти в лють, сприймаючи мимовільний натяк надто вже буквально. 6. Якщо ви сповіщаєте будь-кого про те, що виконання його доручення або прохання не є можливим, не починайте послання з констатації відмови - викладіть мотивацію свого рішення і дайте зрозуміти, що за певних обставин до розгляду злощасного питання можна повернутися . 7. Виявляйте дипломатію і в тих випадках, коли ви повідомляєте про щось позитивне: дайте зрозуміти, що виконання будь-якого прохання коштувало вам відомої праці. В іншому випадку ви ризикуєте зіткнутися з новими наполегливими зверненнями з не надто нагальних проблем, вирішення яких до того ж навіть не входить до кола ваших прямих обов'язків. 9. Ваш лист має бути абсолютно чистим у юридичному сенсі (насамперед це стосується грошових та кадрових документів), бездоганним за змістом та виконанням, словами в ньому має бути тісно, а думкам – просторо. 10. Пишіть рідше і якомога коротше. Велика кількість документів і слів у них не прискорює, а уповільнює вирішення справи. Якщо вирішили написати, то робіть це доступним розумінню мовою. Про використання стандартних виразів у ділових листах.У багатьох випадках зміст ділових листів, у яких викладаються подібні за своєю сутністю питання (напрямки) діяльності підприємства, може бути певною мірою стандартизовано (уніфіковано). Особливу роль стандартизації (уніфікації) змісту ділового листа грає обгрунтоване використання штампів і кліше - усталених поєднань слів, і навіть окремих слів у загальноприйнятому (з урахуванням специфіки ділового листування) тлумаченні. Нижче наведено конкретні рекомендації щодо використання окремих слів, що найчастіше вживаються, і стійких словосполучень при підготовці змісту ділових листів. Підкреслимо, що вживати подібні слова та словосполучення слід до місця. 1. Синтаксичні конструкції, використовувані для викладу мотивів, пояснення причин прийняття тих чи інших дій: В порядку надання допомоги прошу Вас... З метою обміну досвідом надсилаю на Вашу адресу... Як виняток... Через особливі обставини. У зв'язку із завершенням робіт з... У зв'язку з ухваленням рішення про... . Відповідно до раніше досягнутої домовленості... За взаємною домовленістю між... - Відповідно до Вашої заявки... Незважаючи на те й те, продовжує мати місце... 2.Формулювання для висловлення відмови: Незважаючи на зроблені нами (організацією) зусилля, Ваша вказівка залишається невиконаною у зв'язку з... На жаль, задовольнити Ваше прохання неможливо, оскільки... Ваше розпорядження не може бути виконане до встановленого терміну з наступних причин. Ми не можемо надати інформацію, що Вас цікавить, оскільки... Організація не має можливості для виконання даного завдання через відсутність.. , " 3. Формулювання для вираження попередження (повідомлення): Звертаємо Вашу увагу на те, що через такий час термін угоди закінчується... Організація змушена попередити Вас про те, що... Вважаємо за необхідне ще раз нагадати Вам про те, що... Організація зберігає за собою право в односторонньому порядку призупинити дію договору у зв'язку із... Взяті він організацією гарантійні зобов'язання втрачають свою силу Ставимо Вас у відомість про те, що... Організація повідомляє про... Повідомляю вам... , Доводжу до Вашого відома, що... Доповідаю про... 4. Стійкі розпорядчі обороти: Ввести в експлуатацію... Зобов'язати керівника. Покласти контроль за виконанням цієї директиви на Призначити розслідування за фактом... Знайти додаткові можливості для... 5. Формулювання для вираження прохань: Прошу Вас надіслати на мою адресу... . У зв'язку з гострою необхідністю в... наполегливо прошу Вас Переконливо прошу Вас вирішити питання... У рамках попередньої домовленості з представником Вашої організації прошу розглянути можливість... Виходячи з величини річного ліміту за... прошу знайти для потреб організації... 6.Формулювання для підкреслення особливої важливості відомостей: Безпека гарантується... Документація надіслана на вашу адресу кур'єром... Вживаються енергійні заходи... Конфіденційність інформації забезпечена... Виявлені недоліки вже усуваються... Виділено додаткові кошти на... Сплановано необхідні заходи," спрямовані на... У найкоротші терміни організується... Забезпечено повсякденний: жорсткий контроль за... 7. Стійкі мовні звороти: найменш складний... найважливіший... найкращий ефект... найгірший результат... надати допомогу... провести перевірку... ~ керівництво вважає за можливе... організація не заперечує... терміново повідомте... негайно усуньте... забезпечте виконання... створіть необхідні умови... доповісти пропозиції оптимальне рішення... ймовірні терміни... Підтвердіть отримання... направте на мою адресу… вирішіть самостійно... 8. Найчастіше уживані дієслова: виконати (виконати); вирішити (дозволити); зобов'язати; завершити; припинити; направити (надіслати); звернути увагу на...); ввести в експлуатацію); спланувати (скоординувати); здійснити (реалізувати); створити; заповнити; організувати; забезпечити; повідомити (доповісти); уявити (надати); уточнити; встановити; усунути; виявити (з'ясувати). 9. Найбільш прикметники, що часто вживаються: терміновий (оперативний); другорядний; перспективний; важливий; головний (основний); ведучий; серйозний (істотний); плановий; додатковий; повний; недостатній; заключний; проміжний; загальний; конкретний; вищий; Первинний; найкращий (гірший). 10. Стилістичні заборони: Замість... Щодо, щодо... Завдяки тому факту, що... Придбати... Взяти до уваги... При цьому додається... Вплинути... За винятком... З метою... У тому випадку, якщо В даний час … Перелік … Нарощувати темпи … Докладати зусилля … Слід використовувати … О… Тому… Купувати… Врахувати… Додаток: … Впливати… Крім … Для … Якщо … Зараз… Платіж . .. Прискорювати ... Намагатися ... На закінчення - ще кілька міркувань практичного характеру. Сенс їх зводиться до такого: 1. Направляючи комусь діловий лист щоразу звертайте увагу як на зміст послання, а й у форму його подачі. Майте на увазі, що написаний по суті правильно діловий лист може зробити абсолютно зворотний бажаний вплив на адресата в силу неправильного тону або шорсткості іміджу викладу. 2. Намагайтеся максимально правильно розставляти по ходу. змісту ділового листа смислові. акценти. Виклад починайте з головної думки, Що становить тему (предмет) документа, яку потім послідовно розвивайте. 3. Не слід писати ділові листи в стані сильного гніву або під впливом інших емоцій - це небажаним чином позначиться на їх змісті. Якщо ж рука «сама тягнеться до перу», то, дописавши останній рядок, не поспішайте з відправкою цього опуса - відкладіть її, принаймні, до наступного дня. 4. І, нарешті, уникайте використовувати в ділових листах сумнівні щодо тлумачення слова та висловлювання, оскільки двозначність змісту веде до його непорозуміння. Прагніть до того, щоб написане було написане наскільки можна просто і дохідливо. Ретельно витримуйте стилістичний фарватер в кожному випадку письмового звернення. Спілкування, як було зазначено вище, у вузькому розумінні є обмін інформацією. Дуже умовно можна виділити чотири основні його типи. Це: передача інформації (інформування); передача вказівок; стимуляція, переконання (коригування та уточнення раніше переданих вказівок чи інформації); збір, обробка, систематизація та аналіз отриманої інформації. Приблизно те саме буде справедливо і щодо ділового листування. Однак для кращого з'ясування відмінностей кожного з перерахованих типів зупинимося на цьому моменті більш докладно. Передача інформації здійснюється з метою поінформувати іншу сторону про стан справ у цікавій (або може зацікавити) області для використання цієї інформації в процесі вироблення та прийняття рішення. Можливі форми: письмове виклад фактів або ваших висновків і суджень, цих фактах заснованих, або вашого сприйняття і тлумачення наявних фактів. Передача вказівок має на меті добитися з іншого боку вчинення цілком конкретних за напрямом та термінами дій. Можливі форми: письмове розпорядження на виконання того чи іншого завдання одному або декільком особам, самостійно або у взаємодії з будь-ким, майже завжди з обов'язковим наступним повідомленням про виконання. Незалежно від обраної форми вказівка завжди конкретна. Дільну вказівку практично завжди пропонує (нехай і в директивній формі) загальні шляхи вирішення проблеми, однак до їх застосування на практиці виконавець вказівки повинен підходити творчо, відповідно до обстановки, що складається. " Коригування та уточнення має на меті вплинути на подальший розвиток подій, хід яких уже частково зумовлено переданою раніше інформацією (вказівками). Для того, щоб цей вплив був позитивним, коригування має проводитися вчасно і, як то кажуть, бити в ціль. Хоча на розвиток ситуації справді буває корисно подивитися хіба що з боку, одержувач додаткової інформації вправі скористатися чи скористатися нею - щодо ситуації. Зворотний зв'язок з відправником у разі має відбивати рішення (так - ні) і мотиви цього рішення, але зводитися лише цього. Збір, обробка, систематизація та аналіз інформації має на меті підготувати наше наступне рішення або наступну порцію необхідної для здійснення будь-яких дій інформації. Можливі форми досить різноманітні, оскільки інформація в письмовому вигляді може наздоганяти нас і у формі листа у відповідь (або. іншого документа), і факсом, і по телефону (як телефонограма), і по електронній пошті. Дія - навіть швидше, ніж ви цього очікували: трьома -чотирма годинами пізніше ви отримуєте телеграму, що повідомляє вас про те, що всі комплекти документації розіслані аж три місяці тому, у тому числі (один екземпляр) і вам. Згадується також і про те, що ваші суміжники з компанії, розташованої в тому ж місті, що й ви самі, «зазначену документацію отримали і претензій не мають». Повторне висилання неможливе, оскільки тираж документації було обмежено. Тоді ви берете на себе відповідальність і зв'язуєтеся по телефону з представниками компанії У - тієї самої, що документацію вже отримали - щоб попросити їх у тимчасове користування (а ще краще відксерокопіювати). Проте пан, з яким ви розмовляєте, зовсім не поспішає з наданням вам такої послуги: «Жаль, але це неможливо – хіба ви не знаєте про те, що ця документація є секретною? Вам необхідно надіслати на нашу адресу письмовий запит, а, крім того, звернутися до установи Х, яка дає добро на передачу та розмноження такого роду документації. Честь маю... ". Таким чином, у ділове листування поетапно вступають компанія У та установа Х – причому не тільки з вашою фірмою, а й між собою. Змодельована ситуація, швидше за все, вирішиться благополучно - за умови, що кожен із учасників письмового полілогу віднесеться до своїх обов'язків (відправника та одержувача) відповідально. Бекграундер(Від англійського backgrounder) - це інформаційний матеріал для ЗМІ, що представляє інформацію про організацію, її профіль, продукти та послуги, історію створення, розвитку і т. д. На відміну від прес-релізу, інформація в бекгаундері не несе в собі новинну інформацію, а є можливим необхідним доповненням до прес-релізу у разі, якщо під час написання статті з інформації, поданої в прес-релізі, журналісту знадобиться докладніша інформація про організацію, що випустила прес-реліз. Мета бекграундера — інформувати та давати об'єктивні відповіді на можливі питання, які виникли у представників ЗМІ після прочитання прес-релізу. Часто, щоб журналістам було зручніше, при написанні бекграундера використовують підзаголовки, в яких вже міститься коротка відповідь на запитання, а подана нижче інформація лише ширше та повніше розкриває цю відповідь. У бекграундері не варто наголошувати на яскравий заголовок і перший абзац, хоча як і в прес-релізі, основна, найнеобхідніша інформація повинна йти на початку. Заголовок бекграундера має максимально точно та інформативно розкривати тему даного матеріалу. Перед переходом до основної теми можна дати деяку історію цього питання, посилаючись на різні державні інституції, Дослідницькі організації і т. д. Далі слідують розгорнуті відомості про предмет, які повинні ґрунтуватися на фактах та точних даних. Бекграундер може бути присвячений всій організації, або окремому її продукту або послузі, або події, що відбулася або очікується в цій організації Прес-конференція— захід для ЗМІ, що проводиться у випадках, коли є суспільно значуща новина, та організація чи окрема відома особистість, безпосередньо пов'язані з цією новиною, бажають дати свої коментарі щодо цієї новини, які були б цікавими та важливими для громадськості. Зазвичай під час прес-конференції її учасники відповідають питання журналістів, прямо чи опосередковано пов'язані з темою прес-конференції. Ділове спілкування – це світ зі своїми законами. Від того, як ми дотримуємося цих законів, залежить багато чого: враження, яке ми виробляємо на колег та партнерів, продуктивність роботи і навіть просування кар'єрними сходами. Особливе місце у діловому спілкуванні займає ділове листування, яке є повсякденним обов'язком більшості офісних працівників і не тільки. Уміння правильно вести ділове листування може стати гарною підмогою для укладання вигідних угод та формування вашого ділового іміджу. Давайте розглянемо деякі особливості ділового листа. Отже, ділове листування - це:
Ділова листування на англійській мові– це той самий набір правил та кліше, деякі з яких ми рекомендуємо використовувати всім, хто працює з іноземними партнерами або у міжнародних компаніях. Ми пропонуємо вашій увазі кілька корисних фраз, які прикрасять ваше ділове листування. Ці фрази підкреслять ваш професіоналізм та допоможуть сформувати імідж ділової людини. Почнімо! 1.Please find attached Почнемо із класики. Часто доводиться прикріплювати до листа різні документи чи інші файли. Для того, щоб повідомити отримувача про наявність вкладення, відмінно підійде ця фраза. Адже слово Attachment у перекладі означає вкладення. Фразу слід використовувати наприкінці листа. Наведемо кілька прикладів використання:
2.I have forwarded Цю фразу можна використовувати, якщо вам необхідно надіслати лист іншим одержувачам. Щоб повідомити про це адресата, чудово підійде фраза "I have forwarded". Наприклад:
3.I've cc'ed Людина, непосвячена в усі таємниці особливостей ділового листування, може й зрозуміти, що це дивне скорочення. Але ми професіонали. "I've cc'ed" - скорочення, яке розшифровується, як I have carbon copied. Фраза означає «поставити когось копію для отримання листів». Так що якщо вам потрібно когось повідомити про те, що ви поставили в копію інших одержувачів - сміливо використовуйте цю фразу. Наприклад:
Щодо скорочень, які не можна використовувати в діловому листуванні – для цього випадку зазвичай роблять виняток. 4.For further details Ця фраза – перевірений спосіб ввічливо завершити ваш лист англійською. "For further details", означає "для більш детальної інформації", "детальніше". Приклади використання:
Ще одна фраза, яка допоможе вам чемно закінчити - "Як у вас будь-які питання, please do not hesitate to contact me". У перекладі це означає «Якщо у Вас виникли запитання, сміливо пишіть мені». 5.I look forward to Фраза "look forward" означає "чекати з нетерпінням". Так що якщо ви з нетерпінням очікуєте на відповідь або якусь іншу дію від адресата, то буде цілком доречно вжити цієї фрази. Наприклад:
Фразу краще використовувати наприкінці листа. При написанні листа необхідно бути чемними навіть коли вам не дуже цього хочеться. Уміння складати грамотні листи у будь-якій ситуації відображає ваш професіоналізм, вихованість та знання ділової етики. Насамкінець нагадаємо, що в діловому листуванні ви повинні показати точність формулювань і бездоганну грамотність. Також неприпустимо використання скорочень (за рідкісними винятками). Пишіть електронні листи англійською правильно, дорогі друзі! Успіхів! Лист-прохання– один із найпоширеніших варіантів ділової кореспонденції. У середовищі підприємців такі листи використовуються тоді, коли представники однієї організації звертаються до іншої з проханням будь-якої послуги. Такі послання можуть застосовуватися в різних ситуаціях, наприклад, при потребі отримати відомості про продукцію, побачити зразки товару, зустріти відрядження, узгодити якісь дії і т.п. Правила складання листа-проханняПропонуємо до вашої уваги загальний шаблон такого документа: ФАЙЛИ Лист-прохання зі зрозумілих причин немає стандартного зразка, але, попри це є формою офіційного документа. Саме тому при його складанні слід дотримуватися певних норм, встановлених правил діловодства та ділової етики. Перш ніж перейти безпосередньо до основних правил його складання, слід зазначити, що воно може бути адресоване як групі осіб (наприклад, менеджерам, співробітникам бухгалтерського відділу, юристам тощо), так і якомусь конкретному адресату. Як і будь-який інший документ, цей лист має містити вступну частину, а саме:
Далі слідує основна частина, Що стосується безпосередньо прохання. Вона має бути висловлена з використанням будь-якої похідної форми від дієслова «просити» («просимо вас», «звертаємось з проханням» тощо), а оскільки таке послання, у будь-якому випадку – клопотання про якусь послугу, воно має бути написано у поважній манері. Добре, якщо прохання буде випереджено висловлюванням компліменту («знаючи ваші великі можливості», «захоплюючись вашими організаторськими талантами» тощо). Якщо листі міститься відразу кілька прохань, їх потрібно вказати окремими пунктами чи абзацами. Негласні правила листування між організаціями свідчать, що на багатоступінчасте прохання може бути надіслано також одним посланням, з окремими коментарями по кожному пункту. Слід зазначити, що такий вид листування зменшує обсяги документообігу і, отже, скорочує час на прочитання та обробку подібних листів. Якщо лист має на увазі отримання відповіді у певний термін, це необхідно максимально коректно позначити у тексті послання. Надсилають і одержують листи, як правило, секретарі організації (у великих компаніях цим займаються цілі відділи). Після складання чи прочитання вони передають їх ознайомлення керівнику підприємства. Винятки становлять послання з позначкою «конфіденційно» або «особисто в руки» — такі листи передаються безпосередньо адресату. Інструкція зі складання листа-проханняОскільки це послання є частиною корпоративної кореспонденції, то спочатку потрібно вказати автора, саме: найменування компанії-відправника, її фактичний адресу і телефон зв'язку. Потім потрібно внести дані про адресаті: назва підприємства і конкретного одержувача. Далі посередині рядка можна відразу позначити, що це лист-прохання (але це необов'язково). Наступна частина листа стосується безпосередньо прохання. Попередньо бажано її обґрунтувати і вже потім висловлювати саму суть прохання. На завершення листа потрібно підписати (краще, якщо це зробить керівник компанії або уповноважена, довірена особа), а також поставити дату створення документа. Як надіслати листЛист можна отруїти електронною поштою або через факс – це швидко та зручно, проте консервативне відправлення через Пошту Росії дозволить солідно та привабливо оформити листа. Наприклад, висловити прохання можна письмово від руки гарним каліграфічним почерком або роздрукувати текст на хорошому, дорогому папері. Увага до подібних дрібниць дасть зрозуміти адресату, наскільки шанобливо ставиться до нього опонент, а також вкотре наголосить на значущості прохання. Єдине, що слід пам'ятати – листи через звичайну пошту йдуть довго, тож послання потрібно надсилати заздалегідь, щоб документ вчасно було доставлено одержувачу. Після надсилання листаЦе послання, як будь-який інший документ, повинен бути зареєстрований у журналі вихідної документації. Так само одержувач листа реєструє надходження кореспонденції. У разі непорозумінь, що трапляються у ділових відносинах, фіксація факту надсилання та отримання листів допоможе швидко розібратися у ситуації. Приклади складання листів-прохань із поясненнямиОтже, ми усвідомили, що лист-прохання є листом, у якому міститься прохання до одержувача. Мета тексту – спонукати одержувача виконати дію, вигідну відправнику. У листі має бути сформульоване прохання, обґрунтування його. Бажано сформулювати прохання так, щоб довести, чому одержувачу має бути вигідно виконати прохання. Відправник повинен непросто знати правила складання тексту, а й враховувати психологічні нюанси. Далі розглянемо конкретні шаблони приклади залежно від ситуації. Лист-прохання про виділення коштівЛист складається у тому випадку, якщо необхідно домогтися виділення коштів від держави, спонсорів, фізичних осіб. Від НКО «Допомога пенсіонерам» Здрастуйте, Іване Івановичу. Я представник некомерційної організації «Допомога пенсіонерів». Ми займаємося наданням допомоги одиноким пенсіонерам: приносимо продукти, допомагаємо в збиранні та ремонті. Наша організація існує вже 5 років. Раніше з фінансуванням діяльності ми справлялися самі, проте, у зв'язку з розширенням НКО, коштів не вистачало. Гроші нам потрібні на оренду приміщення, виплату зарплат працівникам, покупку обладнання. На нещодавніх зборах Уряду президент згадав про складне становище пенсіонерів, зауважив, що ситуацію треба терміново міняти. У зв'язку з цим прошу у вас 200 000 рублів на потреби НКО «Допомога пенсіонерів». З повагою Петрова А. А. Пояснення: Наведений вище текст складений за всіма правилами. В ньому є:
Також зазначено конкретну суму коштів, якої потребує комерційна організація. Лист-прохання про постачання товаруЛист зазвичай надсилається партнерам компанії. У тексті бажано обґрунтувати взаємну вигоду обох компаній. Начальнику компанії «ААА» Здрастуйте, Іване Івановичу. Ми бажаємо замовити у вашій компанії комплект продукції (уточнити). Вашим товаром ми зацікавились на регіональній виставці. Якщо ви згодні, просимо повідомити умови поставки та зручні для вас терміни. Гарантуємо своєчасну оплату. Сподіваємось, це стане початком взаємовигідної співпраці. Наші контакти: (уточнити). З повагою, Борисе Борисовичу. Лист-прохання про надання знижкиЗазвичай такі тексти надсилаються постачальникам компанії. Наприклад, організація організовує виставки. У неї є постачальник - друкарня, яка постачає брошури, стенди, буклети та інше. Вартість послуг є досить високою. Настала криза, і компанії стало складно оплачувати товари друкарні. Це цілком може стати підставою для того, щоб попросити знижку. Начальнику компанії «Схід» Здрастуйте, Іване Іванов. Нашої організації торкнулася фінансова криза. Кількість укладених договорів із нами скоротилася на 20%. На жаль, криза торкнулася не лише нас, а й наших клієнтів. Люди не можуть платити за наші послуги у тому ж обсязі, що й раніше. Тому ми надали знижку на квитки у розмірі 25%. У зв'язку зі складною фінансовою ситуацією, наша компанія просить вас про знижку в розмірі 15% на півроку співробітництва, що залишилися, за договором. Ми надіслали листи з проханням про знижку всім нашим постачальникам. Якщо 20% наших партнерів надасть нам вигідні умови, наша компанія встоїть у складний часі не закриється. Нам вже надали знижку орендодавці та телефонна компанія. З повагою Борис Петров. Пояснення: У листі є такі важливі пункти:
Текст потрібно скласти так, щоб листа дочитали до кінця і погодилися на запропоновані умови. Лист-прохання про зниження орендної платиОрендна плата "з'їдає" бюджети більшості організації. Її зменшення дозволяє компанії протриматися на плаву у складний час. Лист слід надсилати орендодавцю. Начальнику компанії «Плюс» Здрастуйте, Петре Петровичу. Нашу компанію торкнулася фінансової кризи. Купівельна спроможність споживачів зменшилася, доходи бізнесу зменшились. У зв'язку з цим просимо знизити орендну плату на 10%. За весь час нашої співпраці ми жодного разу не затримували виплати. Сподіваємось, що ви підете нам на поступки, і ми збережемо наші ділові стосунки. Ми гарантуємо своєчасну оплату оренди, незважаючи на тяжкі фінансові умови. З повагою, Іване Івановичу. Пояснення: У листі важливо згадати те, що раніше компанія виконувала свої зобов'язання повною мірою. Орендодавець має бути впевненим у тому, що орендодавець і надалі здійснюватиме виплати. Одержувач також повинен розуміти, що якщо він не погодиться на запропоновані умови, то орендар відмовиться від його послуг. Лист-прохання про оплату заборгованостіЗаборгованості часто виникають при взаємодії між компаніями. Якщо організація налаштована на подальшу співпрацю з контрагентом, у якого утворився обов'язок, надсилається лист-прохання.
Шановний Іване Івановичу, просимо вас погасити заборгованість перед нашою компанією в розмірі 200 000 рублів. Весь цей час ми продовжували співпрацю з вами, сподіваючись на продовження ділових відносин. Проте зараз ми змушені призупинити надання послуг через відсутність виплат. Сума вашого боргу становить 200 000 рублів. Просимо сплатити його до 1 березня 2017 року. Якщо заборгованість не буде погашена, ми будемо змушені вирішувати питання у судовому порядку. З повагою, Петре Петровичу. Пояснення: У листі обов'язково слід зазначити такі пункти:
У тексті можна згадати про тривалу успішну співпрацю з організацією. Це має бути саме прохання, а не вимога. Вимога складається за іншим шаблоном. Лист-прохання про відстрочку платежу постачальникуОрганізація поставила компанії партію продукції, проте її не сплатила. Утворився борг, але дебітора немає коштів на оплату. І тут має сенс складати лист-прохання про відстрочку. Начальнику компанії «Де гроші» Шановний Петре Петровичу, ми не сплатили борг у розмірі 200 000 рублів. Від своєї заборгованості ми не ухиляємося, проте зараз виплати у повному обсязі зробити не можемо через важкий фінансовий стан. Протягом 2 років ми підтримували успішні ділові відносини, не зривали термінів виплат. Сьогодні ми просимо про розстрочення платежу. Наша компанія готова сплатити заборгованість у два етапи:
Обіцяємо своєчасне внесення платежів. Дякую за розуміння. З повагою, Іване Івановичу. Лист-прохання сплатити за іншу організаціюЗаборгованість підприємства може бути виплачена іншою організацією. Зрозуміло, юридична особане оплачуватиме частки просто так. Зазвичай лист-прохання надсилається боржнику компанії або іншій особі, яка має зобов'язання перед компанією. Начальнику компанії «Гроші ось-ось будуть» Шановний Іване Івановичу, у вас існує борг перед нашою компанією в розмірі 300 000 рублів. У нашій організації також виник борг перед іншою компанією в розмірі 200 000 рублів. Просимо вас сплатити нашу заборгованість перед кредитором у розмірі 200 000 рублів. Натомість ми надамо вам розстрочку на залишок боргу, про який ви просили раніше. Дякую за розуміння. З повагою, Петре Петровичу. Лист-прохання про сприяння у вирішенні питанняПеред будь-якими компаніями можуть постати складні проблеми, з якими неможливо розібратися без сторонньої допомоги. Лист-прохання про сприяння може надсилатися за необхідності, наприклад, проведення заходів. Прохання вирушає до комерційних організацій, державних структур. Директору компанії «ААА» Шановний Борисе Борисовичу, я є представником громадської організації «Даримо добро». Ми займаємося організацією та проведенням свят для дітей із притулку. Ми просимо вас про допомогу в організації постачання харчування на свято. Зрозуміло, на заході ми згадаємо вас та вашу компанію. На святі будуть присутні представники законодавчих зборів, громадськості. Зв'язатися з нами Ви можете за телефоном ХХХ З повагою, Іване Івановичу. Підводячи підсумок Об'єднаємо всі правила складання листа-прохання. Спочатку треба представитися, розповісти про свою діяльність. Але вступна частина не має бути затягнута. Наша мета – спонукати отримувача прочитати листа. Якщо текст буде надто довгим, одержувач навряд чи дочитає його до кінця. Потім слід приступити до викладу свого прохання. Обов'язковою є точність: вказівка термінів, суми коштів. Важливо зрозуміти, що одержувач має відчути свою вигоду. А тому в листі слід зазначити, чому організації буде вигідно виконати прохання. На завершення потрібно ввічливо і без запобігливості попрощатися.
|
